PODRĘCZNIK uzytkownika do 'CRM mini 1.0'

Spis treści
Instalacja dodatku
UWAGA: dodatek korzysta z tzw. 'procedur' wewnętrznych programu. W przypadku instalacji kilku rozwiązań korzystających z tego mechanizmu instalację należy przeprowadzić w sposób niestandardowy. W takim przypadku prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta. [INSTALACJA DODATKU] 1. Po rozpakowaniu archiwum, pliki z rozszerzeniem *.sc (również z podkatalogu 'ustawienia') skopiować do dowolnego folderu. 2. Następnie zalogować się do firmy jako 'admin' i przejść do 'Raporty'->'System' i wywołać 'Aktualizacja raportów systemowych', pokaże się okno w którym trzeba wskazać folder z plikami *.sc. 3. Należy dodać do bazy tabelki CTT, EVT,KH_POLA,KH_OP przy pomocy skryptu nowe_tabele.sql. Odpowiedni plik skopiować do katalogu z bazą firmy. 4. W paczce z dodatkiem znajdują się również dodatkowe pliki, które można wykorzystać w konfiguracji dodatku. Pliki z przykładowymi obrazami lewy.bmp oraz prawy. bmp, mogą zostać użyte przy drukowaniu ofert. Plik regulamin.txt - to plik z uwagami, które również drukują się na ofercie. Pliki należy wypakować i skopiować do odpowiedniego folderu. Ścieżkę do plików należy wskazać podczas konfiguracji dodatku w module 'CRM Mini [U] (BLOT)'. 5. UWAGA: Ważne - wykonać przed ponowną instalacją !!! Plik *.sc zawarty w folderze 'ustawienia' zawiera konfigurację dodatku. Jeżeli dodatek jest już zainstalowany w programie Handel ERP należy wykonać kopię ustawień zawartych w raporcie znajdującym się w 'Kartoteki -> Raporty -> Procedury -> 'CRM Mini [U](BLOT)'.
Konfiguracja
1. Dodatek wymaga włączenia tzw. 'Wykonywania procedur'. Wchodzimy do programu jako 'admin', klikamy 'Ustawienia -> Firma -> Parametry pracy -> Wykonywanie procedur', przestawiamy przełącznik na 'TAK' w sekcji 'OnTimer', 'Dla dokumentu sprzedaży' oraz 'Dla zamówienia obcego'. Zatwierdzamy 'OK'. 2. Konfigurację dodatku należy przeprowadzić przez edycję modułu/raportu konfiguracyjnego 'CRM Mini [U](BLOT)' Moduł znajduje się w menu 'Kartoteki->Raporty', wybieramy w lewym panelu gałąź 'Procedury' a po prawej stronie dwukrotnie klikamy na nazwę modułu. Wszystkie parametry są opisane w nim stosownym komentarzem.
Konfiguracja - nadawanie uprawnień
Możemy również dodawać uprawnienia do zadań. Aby nadawać lub zabierać pewne uprawnienia należy utworzyć raport o nazwie CRM_[nr seryjny]_[nip] (np. CRM_12345_1112223344 - nip musi być bez kresek). Raport winien się znajdować w Procedurach (Kartoteki -> Raporty -> Procedury). Następnie skopiować do niego zawartość raportu CRM_00000_0000000000 i zmodyfikować. Wszystkie uprawnienia są stosownie opisane. Należy pamiętać, aby uważać na białe znaki (np. spacja) podczas wpisywania kolejnych użytkowników do odpowiednich parametrów.
Uwagi wdrożeniowe WAŻNE!!!
1. AKTUALIZACJA programu SAGE HANDEL ERP do nowszej wersji może spowodować "zniknięcie" funkcji dodatkowych, które zawiera dodatek. UWAGA: Jeżeli była robiona integracja procedur, aktualizację raportów należy przeprowadzić bez wgrywania procedur (pliki proc*.sc). Po aktualizacji należy wgrać ponownie raporty (*.sc), nie wgrywać plików konfiguracyjnych (plików z podkatalogu ustawienia) !!! Ponadto aktualizacja programu HMF może wymagać aktualizacji dodatku (aktualizacja może być płatna, proszę zapoznać się z umową licencyjną).
Aktualizacja dodatku
Wstęp
Dodatek wprowadza funkcję systemu CRM do programu Handel ERP. Obejmuje on: kartotekę osób kontaktowych z wyszukiwaniem, wydruk oferty, dziennik zdarzeń, folder danych kontrahenta.
Osoby kontaktowe
Osoby kontaktowe przypisujemy do danej firmy. Możemy otworzyć tę funkcję z 3 poziomów: kartoteki kontrahentów, sprzedaży lub zamówień obcych. Opcja wywoływana jest poprzez kombinację klawiszy ALT+1 bądź z menu podręcznego poprzez wybór 'Osoby kontaktowe (BLOT)'. Po uruchomieniu zostanie wywołane okno, w którym możemy dodać/edytować/usuwać osoby kontaktowe.
Osoby kontaktowe - zestawienie
W celu wykonania zestawienia osób kontaktowych należy z kartoteki kontrahentów wybrać: 'Wydruki -> 'Analizy – osoby kontaktowe zestawienie(BLOT)'. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno, gdzie wszystkie dane osób kontaktowych pojawią się w tabelce. Przed wykonaniem zestawienia program zapyta, czy skopiować dane do schowka, które następnie możemy wkleić w dowolne miejsce np: arkusz programu excel.
Szukanie osoby
Aby wyszukać osobę kontaktową wystarczy z poziomu kartoteki kontrahentów wybrać z menu podręcznego 'Szukanie osoby (BLOT)'. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno widoczne na rysunku obok. Dodatek umożliwia wyszukanie osób po fragmencie numeru telefonu bądź danych szukanej osoby.
Folder kontrahenta
Z poziomu Kartoteki kontrahenta, poprzez wybranie kombinacji klawiszy ALT+3 bądź z menu podręcznego opcji 'Folder kontrahenta (BLOT)' utworzy się katalog na dysku. W katalogu umieszczamy wszystkie dokumenty związane z kontrahentem.
Zaplanowane zadania
Możemy zaplanować działanie przypisane dla danego klienta oraz opiekuna tego zdarzenia. Aby to wykonać należy z kartoteki kontrahentów, sprzedaży lub zamówień obcych wywołać okno poprzez kombinację klawiszy ALT+2 bądź wybrać z menu podręcznego 'Dziennik KH (BLOT)'. Dodatek umożliwia szybką edycję pozycji na liście poprzez podwójne kliknięcie myszką. Ponadto można podejrzeć zestawienie wszystkich zaplanowanych zadań wybierając z menu podręcznego 'Zaplanowane działania KH (BLOT)'. Funkcja 'Pokaż' działa tylko do pozycji z zamówień obcych. Przy zalogowaniu użytkownika do programu, automatycznie pojawia się okno z zaplanowanymi działaniami przypisanymi do konkretnego opiekuna oraz terminem ich realizacji. Listy zadań do wykonania wyświetlają się chronologicznie według daty wykonania. Dodatkowo każdą z kolumn można sortować. Zadania przeterminowane bądź z terminem "0" są wyświetlane na czerwono.
Lista towarów do wkliknięcia ZO
Aby móc szybko podejrzeć listę towarów dla zamówienia obcego należy z poziomu 'Zamówienia obcego' kliknąć na odpowiedni dokument. Następnie z podręcznego menu wybrać 'Lista towarów do wkliknięcia (BLOT)'. Opcja dostępna jest także pod ALT+3 z okna dokumentu.
Wydruki zaplanowanych i zrealizowanych zadań
Dodatek umożliwia wydruk zadań dla: - danego kontrahenta z poziomu 'Dziennik KH (BLOT)' - wszystkie zaplanowane zadania z poziomu 'Zaplanowane działania (BLOT)' - osoby przeprowadzającej analizę wszystkich zadań dla danych użytkowników 'Wykonaj raport' -> 'Zestawienie zadań (BLOT)'
Oferty/kalkulacje
Z poziomu dokumentu zamówień obych wybieramy 'Drukuj", a następnie z dostępnych raportów należy wybrać 'Oferty/kalkulacje (BLOT)'. Możemy podejrzeć/wydrukować interesujący nas raport. Na ofercie może być widoczne logo firmy.
Lejek sprzedaży
Lejek sprzedaży służy do graficznego przedstawienia procesu realizacji określonych planów sprzedaży oraz etapu ich realizacji. Do każdego zamówienia obcego należy przypisać określony znacznik. Są one zdefiniowane pod numerami od A do E. Przykładowo: A) < 20 % - kontakt z potencjalnym klientem B) 21-40 % - przygotowanie oferty dla klienta C) 41-60 % - przyjęcie zlecenia do realizacji D) 61-80 % - w trakcie E) 81-100 % - wykonanie zadania Lejek sprzedaży jest dostępny w Zamówieniach obcych w menu podręcznym. Po wybraniu parametrów powinniśmy otrzymać graficzne przedstawienie sprzedaży w postaci lejka.
Konfiguracja parametrów kontrahenta
Aby podejrzeć konfigurację kontrahenta należy na widoku okienka kontrahenta kliknąć prawym przyciskiem myszki i z listy wybrać 'Parametry kontrahenta (BLOT)' lub można uruchomić okno klikając ALT+4.
Przypisanie klientowi 'operatora obsługującego'
Aby przypisać klientowi operatora należy przejść do 'Kartoteki Kontrahentów'. Następnie zaznaczyć kontrahenta i wybrać z menu podręcznego 'Operatorzy klienta (BLOT)'. Pojawi się okno, na którym możemy przeglądać, dodawać i usuwać operatorów. Grupowe dodawanie operatorów: Należy zaznaczyć kilku kontrahentów, a następnie z menu podręcznego wybrać 'Podłącz/odłącz operatora (BLOT)'. Klienci operatora: Aby wyświetlić klientów operatora należy z menu podręcznego wybrać 'Klienci operatora (BLOT)'.