PODRĘCZNIK uzytkownika do 'Serwis'

Spis treści
Instalacja dodatku
UWAGA: dodatek korzysta z tzw. `procedur` wewnętrznych programu. W przypadku instalacji kilku rozwiązań korzystających z tego mechanizmu instalację należy przeprowadzić w sposób niestandardowy. W takim przypadku prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta. [INSTALACJA] 1. Po rozpakowaniu archiwum pliki z rozszerzeniem *.sc wgrać do podkatalogu programu: ...ŚCIEŻKA_DO_PROGRAMU...\raporty\hm. Jeżeli podkatalog nie istnieje to należy go ręcznie założyć. 2. Zalogować się do firmy jako `admin` do programu; przy monicie o wczytanie nowych raportów wybrać `Wczytaj`. Dodatek powinien zostać wczytany. 3. Plik konfiguracyjny serw.ini skopiować do katalogu firmy/ bazy danych. HMP: Ustawienia -> Dane firmy. W lewym dolnym rogu ekranu pokaże się ścieżka z katalogiem, w którym znajdują się pliki bazy danych.
Konfiguracja
1. Dodatek wymaga włączenia tzw. `Wykonywania procedur`. Wchodzimy do programu jako `admin`, klikamy `Ustawienia -> Parametry pracy-> Wykonywanie procedur`, przestawiamy przełącznik na `TAK` w sekcji 'Dla dokumentu sprzedaży'. Zatwierdzamy `OK`. 2. Konfigurację dodatku należy przeprowadzić przez edycję pliku konfiguracyjnego serw.ini znajdującego się w katalogu firmy. Wszystkie parametry są opisane w nim stosownym komentarzem. Zdefiniowanie typu dokumentu serwisowego - sekcja: #typ dokumentu zleceń serwisowych serw_zls=ZLS,IS Przechodzimy do Ustawienia -> Typy dokumentów -> Dokumenty sprzedaży -> Inne sprzedaż, klikamy Nowy i definiujemy typ dla zlecenia serwisowego (Charakter nowego dokumentu - 'Zamówienie obce'). Skrót dokumentu należy wpisać do pliku konfiguracyjnego (jeżeli jest inny niż przykładowy).
Istnieje możliwość zdefiniowania drugiego wydruku zlecenia serwisowego np. IS charakter również 'Zamówienie obce'. Wówczas będziemy mieli możliwość wyboru dwóch zleceń serwisowych z różnymi szczegółami zleceniami
Konfiguracja opisów dokumentów zleceń serwisowych jest pobierana z pliku serw.ini. Po określeniu typów dokumentów (parametr: serw_zls=ZLS,IS) dalsza część konfiguracji jest pobierana z sekcji: #pola dla typów dokumentów.
Dla pierwszego typu zlecenia (w naszym przypadku ZLS) mamy: serw_nmapA01=Serwisowany przedmiot serw_tmapA01=0 serw_nmapA02=Typ / Model serw_tmapA02=0 serw_nmapA03=Numer seryjny serw_tmapA03=0 serw_nmapA04=Opis zlecenia / usterki serw_tmapA04=1 serw_nmapA05=Osprzęt dodatkowy, licencje serw_tmapA05=1 gdzie serw_nmap - to opisy czego dotyczą poszczególne sekcje, A - oznaczenie pierwszego dokumentu serwisowego (w naszym przypadku ZLS); 01- numer kolejny pola. serw_tmap - określenie wielkości pola do opisu -> 0 - małe, 1- większe. Takie ustawienia mają odzwierciedlenie na oknie szczegółów zlecenia:
W przypadku drugiego dokumentu serwisowego IS - konfiguracja jest pobierana z parametrów: serw_nmapB01=Przedmiot interwencji serw_tmapB01=1 serw_nmapB02=Typ interwencji (gwarancyjna/płatna) serw_tmapB02=0 serw_nmapB03=Dedykowany serwisant serw_tmapB03=0 serw_nmapB04=Opis interwencji serw_tmapB04=1 serw_nmapB05=Dodatkowe informacje serw_tmapB05=1
3. Dodatkową konfigurację dodatku należy przeprowadzić przez edycję modułu/raportu konfiguracyjnego `Nota serwisowa (BLOT)` Moduł znajduje się w menu `Kartoteki -> Raporty`, wybieramy w lewym panelu gałąź `Procedury` a po prawej stronie dwukrotnie klikamy na nazwę modułu. Należy ustawić wygląd noty (regulamin, ilość punktów itp.).
Uwagi wdrożeniowe - WAŻNE!!!
1. Aby rozszerzenie poprawnie działało z wszystkimi dostępnymi funkcjami w momencie uruchomienia, należy zdefiniować następujące elementy: - ilość pól na dokumentach serwisowych (plik konfiguracyjny serw.ini -> sekcja #pola dla typów dokumentów), - ilość typów dokumentów serwisowych (plik konfiguracyjny serw.ini -> sekcja #typ dokumentu zleceń serwisowych), - nazwy pól dla poszczególnych typów (plik konfiguracyjny serw.ini -> sekcja #pola dla typów dokumentów), - treść regulaminu/ów (moduł 'Nota serwisowa (BLOT)' opisany powyżej) . 2. AKTUALIZACJA programu SAGE Symfonia HANDEL do nowszej wersji może spowodować "zniknięcie" funkcji dodatkowych, które zawiera dodatek. UWAGA: Jeżeli była robiona integracja procedur, aktualizację raportów należy przeprowadzić bez wgrywania procedur (pliki proc*.sc). Procedury należy skopiować z poprzedniej wersji programu. W przypadku, jeżeli modyfikowano raport 'Nota serwisowa' - należy z poprzedniej wersji skopiować treść tego raportu lub konfigurację ustawić od początku. Po aktualizacji należy wgrać ponownie raporty (*.sc), nie wgrywać plików konfiguracyjnych (plików *.ini) !!! Ponadto aktualizacja programu HMP może wymagać aktualizacji dodatku (aktualizacja może być płatna, proszę zapoznać się z umową licencyjną).
Aktualizacja dodatku
Wstęp
Uruchomienie dodatku
Dokumenty serwisowe możemy wystawiać z poziomu 'Bufora' kartoteki sprzedaży. W tym celu należy otworzyć kartotekę i kliknąć 'Nowy'. Wybieramy typ dokumentu (zlecenie serwisowe będzie dostępne, jeżeli został utworzony nowy typ dokumentu i symbol wpisany w pliku konfiguracyjnym - szczegóły wyżej w dziale Konfiguracja). Umieszczamy na nim wybraną pozycję usługową i ustalamy cenę. Jeżeli usługa jest wyceniana dopiero po zakończonym zleceniu możemy wpisać cenę minimalną (0,01 zł) – w tym przypadku program w polu 'cena' umieści adnotację, że cena zależy od 'decyzji serwisu' (konfiguracja pobierana z pliku serw.ini sekcja: #w przypadku gdy nie wiadomo ile będzie kosztować to takie info serw_cena=decyzja serwisu .
Uwaga: w pozycjach dokumentu określamy jedynie charakter usługi i ew. jej cenę, nazwę. Szczegółowe informacje: jak opis naprawy, numery seryjne, przedmiot zlecenia itp. – będą określone w innym miejscu. Jeżeli do realizacji zlecenia wymagane są jakieś materiały, części, komponenty – możemy je umieścić na tym dokumencie. Da nam to wstępną kalkulację wartości usługi dla klienta. Ponadto 'termin płatności' dokumentu jest traktowany jako termin realizacji zlecenia i również powinien zostać określony. Po wpisaniu wszystkich pozycji naciskamy 'Wystaw'.
Szczegółowe informacje o zleceniu
Automatycznie po wystawieniu dokumentu pojawi się okno z monitem o wpisanie informacji (warunkiem jest włączenie procedur). W zależności od wybranego typu pojawią się różne okna: 1. Dla Zlecenia serwisowego ZLS:
2. Dla dokumentu IS - Serwis - gwarancja:
Po wprowadzeniu tych informacji dokument jest gotowy do wydrukowania i może zostać przekazany klientowi.
Po zapisaniu dodatkowych informacji, dostęp do tego okna jest możliwy z poziomu listy dokumentów i wskazaniu dokumentu. Spod prawego przycisku myszy należy wybrać 'Dane zlecenia (BLOT)' lub skrót Alt + 1.
Wydruk zlecenia serwisowego
Aby wydrukować dokument zlecenia wybieramy Drukuj -> 'Zlecenie serwisowe (BLOT)' (dla każdego zdefiniowanego typu dokumentu).
Po wydrukowaniu dokumentu powinien się pokazać wydruk podobny do zamieszonego poniżej. Górna część dokumentu jest podobna do innych dokumentów sprzedaży programu. W części zawierającej pozycje są podane kolejne wiersze opisujące zlecenie. Podsumowane jest to szacowaną wartością zlecenia. Poniżej znajdują się dodatkowe informacje opisujące przedmiot zlecenia i regulamin serwisu. Wydruk zlecenia typ ZLS:
Wydruk zlecenia typ IS:
Realizacja zleceń serwisowych
Część dokumentów, np. zlecenia do napraw gwarancyjnych, wewnętrznych itp. nie będzie posiadała dokumentów handlowych (nie wystawiamy fakturę za usługę/części). Aby 'zrealizować' takie zlecenie należy na liście dokumentów podświetlić wybrany dokument i wybrać opcję spod prawego przycisku myszki 'Zmień stan realizacji (BLOT)' (lub kliknąć kombinację klawiszy Alt+R) - dla wszystkich zdefiniowanych typów dokumentów serwisowych.
Pojawi się komunikat potwierdzający.
Po akceptacji dokument zmieni status na 'ZREALIZOWANO'.
Wyszukiwanie dokumentów
Może zdarzyć się sytuacja, w której konieczne będzie odnalezienie zlecenia po fragmencie jakiejś informacji np. numerze seryjnym, czy rejestracyjnym. Mając te informacje zapisane w dokumentach serwisowych możemy w łatwy sposób wyszukać wśród nich odpowiednie zlecenia. Aby to wykonać należy przede wszystkim zaznaczyć zlecenia, które chcemy przeszukać – lub wybrać wszystkie. Następnie należy nacisnąć kombinację klawiszy Alt+W lub z menu kontekstowego (pod prawym przyciskiem myszki) wybrać opcję 'Wyszukaj zlecenia (BLOT)' - opcje wyszukiwania tylko dla pierwszego typu dokumenów.
Po uruchomieniu opcji pokaże się okno gdzie powinniśmy wpisać, w poszczególne pola, szukane frazy.
Uwaga: program wyszukuje informacje 'kontekstowo' bez rozróżniania dużych/małych liter. Czyli szukając wpisów z przedmiotami zlecenia 'Komputer osobisty' wystarczy w polu 'Przedmiot zlecenia' wpisać 'osobisty'. Po przeszukaniu bazy pokaże się lista dokumentów spełniających podane kryteria wyszukiwania.