PODRĘCZNIK uzytkownika do 'Opakowania zwrotne 2.0'

Spis treści

Instalacja dodatku

UWAGA: dodatek korzysta z tzw. `procedur` wewnętrznych programu. W przypadku instalacji kilku rozwiązań korzystających z tego mechanizmu instalację należy przeprowadzić w sposób niestandardowy. W takim przypadku prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta. Przed instalacją dodatku należy wykonać kopię bezpieczeństwa bazy. Kopia bezpieczeństwa powinna obejmować cały katalog programu. [INSTALACJA DODATKU] Do wykonania jednorazowo 1. Po rozpakowaniu archiwum pliki z rozszerzeniem *.sc, *.sct wgrać do podkatalogu programu: ...ŚCIEŻKA_DO_PROGRAMU...\raporty\hm. Jeżeli podkatalog nie istnieje to należy go ręcznie założyć. 2. Zalogować się jako 'admin' do programu, przy monicie o wczytanie nowych raportów wybrać 'Wczytaj'. Dodatek powinien zostać wczytany. 3. Plik konfiguracyjny gop.ini skopiować do katalogu firmy/ bazy danych. HMP: Ustawienia -> Dane firmy. W lewym dolnym rogu ekranu pokaże się ścieżka z katalogiem, w którym znajdują się pliki bazy danych.

Konfiguracja

Po wczytaniu plików należy wykonać kilka czynności konfiguracyjnych: 1. Dodać rodzaj towaru, który będzie zawierał opakowania zwrotne. Przechodzimy do kartoteki towarów, na zakładkę 'Rodzaj'. Aby dodać nowy rodzaj wybieramy + (zaznaczony na czerwono). Kod tego towaru uzupełnić w pliku konfiguracyjnym gop.ini w sekcji: #kod rodzaju towaru z opakowaniami gop_op_rodz=Opakowania

2. Dodać magazyn, na którym będzie się odbywała ewidencja opakowań. Ustawienia -> Magazyny. Wybieramy 'Nowy'. Kod magazynu uzupełnić w pliku konfiguracyjnym gop.ini w sekcji: #Kod magazynu z opakowaniami gop_mag_kod = OPAK

3. Zdefiniować 2 dodatkowe typy dokumentów magazynowych - zewnętrznych: Ustawienia -> Typy dokumentów -> Dokumenty magazynowe -> Zewnętrzne, wybieramy 'Nowy'. 3.1. OO+ - typu przyjęcie zewnętrzne (PZ), nazwa "Przyjęcie opakowań" 3.2. OO- - typu wydanie zewnętrzne (WZ), nazwa "Wydanie opakowań" reszta parametrów - wg wymagań klienta. Typy uzupełnić w pliku konfiguracyjnym gop.ini w sekcji: #Typy dokumentów przychodu/rozchodu opakowań gop_dok_in = OO+ gop_dok_out = OO-

4. Włączyć wykonywanie procedur dla: 4.1. dokumentów sprzedaży 4.2. dokumentów magazynowych 4.3. dokumentów zakupu 4.4. towarów. Wchodzimy do programu jako 'admin'. Wybieramy Ustawienia -> Parametry pracy -> Wykonywanie procedur, przestawiamy przełącznik na 'TAK' w wymienionych wyżej procedurach i zatwierdzamy.

5. Wprowadzić opakowanie 'puste' o kodzie np. "-", które będzie ustawiane w przypadku, gdy nie będzie określone opakowanie. 6. Warto dodać na stałe w kartotece magazynowej kryterium wyszukiwania pokazujące tylko dokumenty "opakowaniowe" (OO+ i OO-), przydaje się w codziennej pracy. W kartotece magazynu, za zakładce 'Wybór' klikamy 'Szukaj', ustawiamy parametry i zapisujemy.

7. W pliku konfiguracyjnym gop.ini można jeszcze skonfigurować cenę do kalulacji (sekcja: #cena do kalkulacji wartościowej) i dodać formułkę pod wydrukiem noty na opakowania (sekcja: #4 linie formułki pisanej w wydruku Dokument VAT I - nota opak. (BLOT)).

Uwagi wdrożeniowe - WAŻNE!!!

1. Dla wersji handlu z linii Symfonia 1.0 wymagane jest posiadanie oprogramowania Pervasive. 2. AKTUALIZACJA programu SAGE Symfonia HANDEL do nowszej wersji może spowodować "zniknięcie" funkcji dodatkowych, które zawiera dodatek. UWAGA: Jeżeli była robiona integracja procedur, aktualizację raportów należy przeprowadzić bez wgrywania procedur (pliki proc*.sc). Procedury należy skopiować z poprzedniej wersji programu. Po aktualizacji należy wgrać ponownie raporty (*.sc), nie wgrywać plików konfiguracyjnych (plików *.ini) !!! Ponadto aktualizacja programu HMP może wymagać aktualizacji dodatku (aktualizacja może być płatna, proszę zapoznać się z umową licencyjną).

Aktualizacja dodatku

Wstęp

Dodatek umożliwia automatyczną ewidencję opakowań zwrotnych wydawanych klientom przy sprzedaży.

Konfiguracja opakowań do towarów

Podstawowym warunkiem poprawnej ewidencji opakowań zwrotnych jest przypisanie opakowań zwrotnych do towarów. Wyróżniamy 3 rodzaje opakowań: - jednostkowe, - zbiorcze, - transportowe Opakowanie jednostkowe – jest stosowane przy towarach płynnych (np. butelka, kanister, beczka, butla itp.) jako podstawowe opakowanie. Opakowanie zbiorcze – są to opakowania zawierające kilka/kilkanaście jednostek towaru np. pojemnik, skrzynka, klatka na butelki, itp. Opakowanie transportowe – są to opakowania wykorzystywane do przygotowywania dostaw towaru i jego transportu. Najczęściej są to różne typy palet.

a. Ustawienia Towarów Aby poprawnie opisać towar należy przypisać odpowiednie kody opakowań do towaru i podać ile danego towaru mieści się w opakowaniu. Przy jednostkowym podajemy konkretną ilość, a w przypadku zbiorczego i transportowego 2 liczby. Określają one minimalną i maksymalną ilość jednostek w opakowaniu. Dostęp do okna ustawień uzyskujemy z poziomu kartoteki towarów, po zaznaczeniu, kombinacją klawiszy alt+1. Dostęp do tego okna można uzyskać również z kartoteki towarów, zaznaczając towar i wybierając z menu kontekstowego (prawy przycisk myszki) pozycję "Ustawienia opakowań (BLOT)".

b. Zarządzanie opakowaniami w towarach Ponadto wybierając kilka towarów możemy, uruchamiając ww. opcję ('Ustawienia opakowań (BLOT)'), zmienić ustawienie opakowania dla wybranej grupy towarów. Dodatkowo możemy wydrukować ustawienia towarów lub usunąć wprowadzone wcześniej informacje.

W przypadku grupowej zmiany okno edycyjne będzie rozszerzone o pole, którego zaznaczenie spowoduje zastosowanie zmiany do wybranych pozycji. Jeżeli nie zaznaczymy tego pola, zmiana nie zostanie wykonana.

Natomiast do kontroli możemy użyć wydruku, na którym możemy obejrzeć ustawienia opakowań przy wybranych towarach. Wydruk po wybraniu 'Wydruk wybranych towarów z opakowaniami'.

Ewidencja opakowań w magazynie

Aby umożliwić ewidencję opakowań należy przygotować oddzielny magazyn (sugerowana konfiguracja), w którym będą one umieszczane. Obrót opakowaniami odbywać się będzie przy pomocy dokumentów OO+ (Obrót opakowaniami – przyjęcie) i OO- (Obrót opakowaniami – wydanie). a. Wstępne zasilenie magazynu opakowaniami. Aby zainicjować stany magazynowe opakowań należy przesunąć na magazyn odpowiednią ilość opakowań z ich dotychczasowego miejsca ewidencjonowania (dokument MM). b. Wprowadzenie bilansu początkowego rozliczeń z kontrahentami. Spowoduje to, że opakowania będą dostępne dla dodatku jednak nie spowoduje to zainicjowania bilansu początkowego rozliczeń opakowaniowych z kontrahentami. Aby tego dokonać należy ręcznie przygotować dokumenty OO+/OO- na magazynie opakowaniowym, a potem dopiero zainicjować magazyn stanem bieżącym.

Sprzedaż/zakup z ewidencją opakowań zwrotnych

Po uzupełnieniu ustawień towarów i przygotowaniu magazynu możemy zacząć korzystać z dodatku. Na potrzeby dodatku przyjęto założenie, że do każdego wystawionego dokumentu handlowego/magazynowego możemy dołączyć wskazania na dokumenty obrotu opakowaniami (OO+/OO-). Powoduje to, że wybrany dokument (sprzedaż, zakup, wydanie, przyjęcie) staje się bazą informacji o obrocie opakowaniami w ramach tej transakcji. Dzięki temu dla każdej transakcji możemy ustalić jak zmienia się stan rozliczeń opakowań zwrotnych (bilans transakcji).

W przypadku typowej sprzedaży (sprzedaż+wydanie) wygląda to w ten sposób, że np. do faktury zostaje wystawiony dokument OO- (Wydanie opakowań). Jeżeli opakowania zostaną zwrócone w terminie późniejszym należy do tej samej faktury wystawić przyjęcie opakowań (OO+). Funkcja działa automatycznie, warunkiem jest poprawna konfiguracja. Ponadto istnieje możliwość dołączenia dokumentów obrotowych do wydań przyjęć (np. w przypadku kilku wydań i jednej faktury).

W praktyce dostęp do okna wydania/przyjęcia opakowań odbywa się przy pomocy kombinacji klawiszy Alt+1 (z dowolnego okna handlowego/magazynowego) lub automatycznie po wystawieniu (dokumentu handlowego ).

Po wybraniu odpowiedniej opcji przechodzimy do okna gdzie podajemy rzeczywistą ilość wydawanych/przyjmowanych opakowań.

Program na podstawie zawartości dokumentu szacuje zapotrzebowanie na opakowania jednak ostateczna decyzja co do ilości pozostaje do decyzji użytkownika. Po wybraniu 'Wystaw' dokument zostanie utworzony i związany z bieżącą transakcją.

a. Edycja powiązań między dokumentami a dokumentami obrotu opakowaniami Aby podejrzeć powiązane dokumenty, na oknie dokumentu należy wybrać Alt+2.

W tym oknie widzimy bieżące dowiązania do dokumentu, a ponadto możemy podłączyć dodatkowe dokumenty OO+/OO-. Powiązania są wizualizowane jedynie do bieżącego dokumentu, jeżeli związane wydanie/przyjęcie posiada własne powiązania nie będą one tutaj widoczne jednak będą brane do bilansu dokumentu.

Z tego miejsca możemy dołączyć/odłączyć dokument/y lub w łatwy sposób przejść do związanego dokumentu ("Pokaż").

Bilans opakowań - kontahentów

Aby umożliwić kontrolę ilościową opakowań można wykonać zestawienie bilansowe dla wybranego kontrahenta. Wykonujemy je z poziomu kartoteki kontrahentów dla wybranych pozycji – po zaznaczeniu kontrahentów wybieramy 'Zestawienia -> Wykonaj raport -> 'Bilans opakowań kontrahentów (BLOT)'. Jeżeli były już wystawiane jakieś dokumenty obrotowe (OO+/OO-) powinniśmy ujrzeć zestawienie. BŁĄD WYDRUKU !!!

Bilans opakowań - magazyn

W przypadku, gdy mamy model pracy w którym dostawy dostarczane są do klientów, możemy dla wybranych dokumentów (dla wybranego rozwozu czyli spakowanego samochodu dostawczego) wydrukować zestawienie opakowań, które zostały w danym rozwozie wydane/przyjęte. Z poziomu kartoteki Magazyn, dla zaznaczonych dokumentów wybieramy Zestawienia -> Wykonaj raport -> 'Bilans rozwozu - magazyn (BLOT)'. Otrzymamy zestawienie.

Bilans opakowań - sprzedaż

Z poziomu kartoteki Sprzedaż, dla zaznaczonych dokumentów wybieramy Zestawienia -> Wykonaj raport -> 'Bilans rozwozu - sprzedaż (BLOT)'. Otrzymamy zestawienie.

Zestawienie niezwiązanych dokumentów

Mamy możliwość sprawdzenia dokumentów OO+/OO- pod kątem związania z transakcjami. Dodatek przyjmuje założenie, że każdy Oox ma związany dokument 'transakcji'. Jeżeli nie posiada takiego wskazania jest to uznawane za sytuację niepożądaną. Zestawienie wykonujemy dla zaznaczonych dokumentów Oox z poziomu kartoteki dokumentów magazynowych, wybierając Zestawienia -> Wykonaj raport -> 'Niezwiązane dokumenty opakowaniowe (BLOT)'.

Wydruki

Do każdego z dokumentów związanych ze sprzedażą/wydaniem towarów możemy wydrukować dodatkową adnotację na wydruku faktury/wydania. Jest to tzw. "Nota opakowaniowa" czyli zestawienie opakowań wydawanych/przyjmowanych na dokumencie (plus opakowania wynikające z niezerowego bilansu z kontrahentem). Z poziomu faktury sprzedaży wybierając 'Drukuj' możemy wykonać raporty: - 'Dokument VAT I - nota opak. (BLOT)' - BŁAD - 'Dokument VAT Nota +NN (BLOT)' BŁAD - 'Dokument VAT txt, nota op. na stronie (BLOT)' - komunikat drukarki - 'Dokument VAT txt, nota opakowaniowa (BLOT)' - komunikat drukarki - 'Nota opakowaniowa do sprzedaży (BLOT)'. - komunikat drukarki

Wydruk noty na fakturze.

Wydruk noty opakowaniowej dla WZ

Na dokumencie WZ wybieramy 'Dukuj' -> 'Wydanie z magazynu - nota opakowaniowa (BLOT)'. Otrzymamy:

BILANS – stan rozliczeń 'bez' ilości z bieżącego dokumentu, WYDANE (-) - ilość wydana klientowi w ramach transakcji (z powiązanych dokumentów. W przypadku dokumentów handlowych doliczane są powiązania związanych dokumentów magazynowych), PRZYJĘTE (+) - ilość przyjęta od klienta (uwagi j.w.), ZMIANA – zmiana bilansu danego opakowania z kontrahentem.

W przypadku sprzedaży i automatycznego wydania dokument jest wydrukowany z 'wykropkowanym' miejscem w kolumnie 'PRZYJĘTE (+)'. Można to wykorzystać do realizacji przypadku wdrożeniowego kiedy wykonywany jest rozwóz (dostawy) z wystawionych dokumentów a na kopiach dokumentu umieszcza się adnotacje ile opakowań zostało zwrócone (przyjęte) przy dostawie. Po powrocie do centrali uzupełnienie informacji o przyjęciu powoduje, że po ponownym wydruku pojawią konkretne wartości liczbowe.