PODRĘCZNIK uzytkownika do 'CRM mini'

Spis treści
Instalacja dodatku
UWAGA: dodatek korzysta z tzw. 'procedur' wewnętrznych programu. W przypadku instalacji kilku rozwiązań korzystających z tego mechanizmu instalację należy przeprowadzić w sposób niestandardowy. W takim przypadku prosimy o kontakt z Biurem Obsługi Klienta. 1. Po rozpakowaniu archiwum pliki z rozszerzeniem *.sc wgrać do podkatalogu programu: ...ŚCIEŻKA_DO_PROGRAMU...\raporty\hm. Jeżeli podkatalog nie istnieje to należy go ręcznie założyć. 2. Zalogować się do firmy jako 'admin' do programu; przy monicie o wczytanie nowych raportów wybrać 'Wczytaj'. Dodatek powinien zostać wczytany. 3. Pliki konfiguracyjne crm.ini, regulamin.txt oraz dwa obrazki (lewy.bmp i prawy.bmp) skopiować do katalogu firmy/ bazy danych. HMP:Ustawienia -> Dane firmy. W lewym dolnym rogu ekranu pokaże się ścieżka z katalogiem, w którym znajdują się pliki bazy danych.
Konfiguracja
Dodatek wymaga włączenia tzw. `Wykonywania procedur`. Wchodzimy do programu jako `admin`, klikamy `Ustawienia`->`Dane firmy`->`Parametry`->`Wykonywanie procedur`, przestawiamy przełącznik na `TAK` w sekcji "Dla dokumentu sprzedaży" oraz "OnTimer". Zatwierdzamy `OK`. Dodatek wymaga szczegółowej konfiguracji. 1. Plik crm.ini zawiera ustawienia, należy go otworzyć i odpowiednio skonfigurować. Plik zawiera również opis każdego z parametrów. 2. Plik regulamin.txt zawiera podpunkty z regulaminu, które będą drukowały się na ofercie handlowej. 3. Pliki *.bmp zawierają obrazki drukowane jako logotypy na ofertach. WAŻNE: Ustawienie uprawnień do zadań - Szczegółowe informacje poniżej.
Konfiguracja - Nadanie uprawnień
Aby nadawać lub zabierać pewne uprawnienia należy utworzyć raport o nazwie CRM_[nr seryjny]_[nip] (np. CRM_12345_1112223344 - nip musi być bez kresek), a następnie skopiować do niego zawartość raportu CRM_00000_0000000000 i zmodyfikować. Przechodzimy do Kartoteki -> Raporty -> Procedury, po prawej stronie odszukujemy raport CRM_00000_0000000. Aby utworzyć nowy raport wybieramy 'Nowy', i nadajemy mu unikalną nazwę CRM_123456_1112223344. Następnie kopiujemy do niego zawartość oryginalnego raportu i zapisujemy. Następnie raport należy zmodyfikować - nadać odpowiednie uprawnienia. Należy pamiętać, aby uważać na białe znaki (np. spacja-> nie wstawiać) podczas wpisywania kolejnych użytkowników do odpowiednich parametrów.
Przykład: Aby mieć możliwość utworzenia zadania należy podać symbol użytkownika w raporcie z pkt.1 w 8 linii konfiguracyjnej: //8: symbole użytkowników posiadające dodatkowe uprawnienie do podglądu dziennika Aby mieć możliwość podglądu zadań innych osób należy wpisać odpowiedni symbol użytkownika w raporcie z pkt.1 w 5 lini konfiguracyjnej: //5: symbole użytkowników posiadające dodatkowe uprawnienie do podglądu zadań innych opiekunów Przykładowo jeśli z dodatku korzysta "ADMIN" oraz "OSOBA", gdzie "OSOBA" widzi tylko swoje zadania, a "ADMIN" zadania wszystkich, ustawienia wyglądają następująco: //5: symbole użytkowników posiadające dodatkowe uprawnienie do podglądu zadań innych opiekunów ADMIN //8: symbole użytkowników posiadające dodatkowe uprawnienie do podglądu dziennika ADMIN,OSOBA
Uwagi wdrożeniowe - WAŻNE!!!
1. W przypadku, jeżeli użytkownik nie będzie miał nadanych praw do danej funkcji, pojawi się komunikat.
Jeżeli dany użytkownik ma mieć uprawnienia należy jego login dopisać do odpowiednich sekcji w raporcie CRM_[nr seryjny]_[nip] - patrz Konfiguracja - Nadanie uprawnień. 2. AKTUALIZACJA programu SAGE Symfonia HANDEL do nowszej wersji może spowodować "zniknięcie" funkcji dodatkowych, które zawiera dodatek. UWAGA: Jeżeli była robiona integracja procedur, aktualizację raportów należy przeprowadzić bez wgrywania procedur (pliki proc*.sc). Procedury należy skopiować z poprzedniej wersji programu. Należy również "przenieść" raport z uprawnieniami (raport CRM_nrseryjny_NIP) lub nadać uprawnienia ponownie (patrz Konfiguracja -> Nadanie uprawnień). Po aktualizacji należy wgrać ponownie raporty (*.sc), nie wgrywać plików konfiguracyjnych (plików *.ini) !!! Nie ma potrzeby również ponownego wgrywania pliku z regulaminem oraz obrazków. Ponadto aktualizacja programu HMP może wymagać aktualizacji dodatku (aktualizacja może być płatna, proszę zapoznać się z umową licencyjną).
Aktualizacja dodatku
Wstęp
Osoby kontaktowe
Osoby kontaktowe przypisujemy do danej firmy. Możemy otworzyć tę funkcję z 3 poziomów: kartoteki kontrahentów, sprzedaży lub zamówień obcych. Opcja wywoływana jest również poprzez kombinację klawiszy ALT+1 bądź z menu podręcznego poprzez wybór 'Osoby kontaktowe /SP/ZO (BLOT)' - nazwa uzależniona od miejsca uruchomienia. Po uruchomieniu zostanie wywołane okno, w którym możemy dodać/edytować/usuwać osoby kontaktowe oraz wysłać maila.
Osoby kontaktowe - zestawienie
W celu wykonania zestawienia osób kontaktowych należy z kartoteki kontrahentów wybrać: 'Zestawienia'->'Wykonaj raport'->'Analizy – osoby kontaktowe zestawienie(BLOT)'. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno, gdzie wszystkie dane osób kontaktowych pojawią się w tabelce. Przed wykonaniem zestawienia program zapyta czy skopiować dane do schowka, które następnie możemy wkleić w dowolne miejsce np: arkusz programu excel.
Szukanie osoby
Aby wyszukać osobę kontaktową wystarczy z poziomu kartoteki kontrahentów wybrać z menu podręcznego 'Szukanie osoby (BLOT)'. Po wybraniu tej opcji pojawi się okno widoczne na rysunku obok. Dodatek umożliwia wyszukanie osób po fragmencie numeru telefonu bądź danych szukanej osoby.
Zostanie wyświetlona lista kontrahentów, którzy spełniają zadane parametry.
Folder kontrahenta
Z poziomu Kartoteki kontrahenta, poprzez kombinację klawiszy ALT+3 bądź wybranie z menu podręcznego opcji 'Folder kontrahenta (BLOT)' utworzy się katalog na dysku. Miejsce utworzenia folderu ustawiamy w pliku konfiguracyjnym crm.ini sekcja: [folder] #Katalog bazowy dla folderów kontrahenta katalog_bazowy=W:\produkt\66371\flodkh W katalogu umieszczamy wszystkie dokumenty związane z kontrahentem.
Dziennik KH
Możemy zaplanować działanie przypisane dla danego klienta oraz opiekuna tego zdarzenia. Aby to wykonać należy z kartoteki kontrahentów, sprzedaży lub zamówień obcych wywołać okno poprzez kombincję klawiszy ALT+2 bądź lub wybrać z menu podręcznego 'Dziennik /KH/ZO (BLOT)' - nazwa uzależniona od miejsca uruchomienia. Dodatek umożliwia szybką edycję pozycji na liście poprzez podwojne kliknięcie myszką. Konfigurację dziennika przeprowadzamy w pliku crm.ini. #typy zdarzeń oddzielone średnikami typy=Notatka;Telefon; #tematy zdarzeń oddzielone średnikami tematy=Notatka;Rozmowa telefoniczna #pole dodatkowe kontrahenta (poledod1,poledod2,...) gdzie będzie wpisywana data ostatniego kontaktu. Puste pole - nie wpisujemy daty khpoledod_ostkon=poledod6
Zaplanowane zadania
Funkcja dostępna z kartoteki Kontrahentów, Sprzedaży i Bufora sprzedaży. Aby podejrzeć zestawienie wszystkich zaplanowanych zadań, wybieramy z menu podręcznego 'Zaplanowane działania KH/SP/ZO (BLOT)' - naza uzależniona od miejsca uruchomienia. Funkcja 'Pokaż' działa tylko do pozycji z zamówień obcych. Przy zalogowaniu użytkownika do programu, automatycznie pojawia się okno z zaplanowanymi działaniami przypisanymi do konkretnego opiekuna oraz terminem ich realizacji (pod warunkiej poprawnego skonfigurowania w pliku crm.ini). #czy uruchamiać okno dziennika zaraz po zalogowaniu do programu, jeżeli użytkownik jest przypisany jako #opiekun do jakiegoś zadania? 1-tak, 0-nie autostart=1 Listy zadań do wykonania wyświetlają się chronologicznie według daty wykonania. Dodatkowo każdą z kolumn można sortować. Zadania przeterminowane bądź z terminem "0" są wyświetlane na czerwono.
Lista towarów do wkliknięcia ZO
Aby móc szybko podejrzeć listę towarów dla zamówienia obcego należy z poziomu Bufora sprzedaży kliknąć na odpowiedni dokument, a następnie z podręcznego menu wybrać 'Lista towarów do wkliknięcia (BLOT)'. Opcja dostępna jest także pod ALT+3 z okna dokumentu.
Wydruki zadań
Dodatek umożliwia wydruk zadań dla: - danego kontrahenta z poziomu 'Dziennik KH (BLOT)' (opcja Dziennik KH -> przycisk Drukuj); - wszystkie zaplanowane zadania z poziomu 'Zaplanowane działania (BLOT)' (opcja Zaplanowane działania -> przycisk Drukuj); - osoby przeprowadzającej analizę wszystkich zadań dla danych użytkowników: kartoteka kontrahentów, Zestawienia -> Wykonaj raport -> Zestawienie zadań (BLOT). Powinno pokazać się okno (tylko przy analizie wszystkich zadań), gdzie możemy zaznaczyć wybrane opcje i wygenerować wydruk.
Przykładowy wydruk zestawienia zadań
Oferty/kalkulacje
Tworzenie oferty handlowej odbywa się z poziomu listy zamówień obcych poprzez dodanie nowego dokumentu. Dodanie dodatkowego opisu do oferty jest możliwe z podręcznego menu wybierając 'Dodatkowy opis oferty (BLOT)' bądź za pomocą klawiszy ALT+4. Po wybraniu wcześniejszych opcji pojawi się okno jak na rysunku, gdzie możemy wpisać dodatkowy opis oferty handlowej dla danego kontrahenta.
Wydruk oferty/kalkulacji ...
Z poziomu dokumentu zamówień obych wybieramy Drukuj, a następnie z dostępnych raportów należy wybrać 'Oferty/kalkulacje (BLOT)'. W pliku konfiguracyjnym crm.ini mamy możliwość ustawienia, że na ofercie w miejscu cena pojawi się "cena do ustalenia" #Próg cenowy poniżej, którego cena na ofercie zamienia sie na napis 'cena do ustalenia' prog_cenowy=0
Możemy podejrzeć/wydrukować interesujący nas raport.
Na ofercie może być widoczne logo firmy (opis dostępny w pliku crm.ini). #Ścieżki do bitmap z logotypami (puste - brak), rozmiar obrazków 600x150 pikseli logo_lewe=lewy.bmp logo_prawe=prawy.bmp Jeżeli do folderu z bazą klienta skopiujemy plik regulamin.txt, to będzie on również widoczny na ofercie. #Plik z regulaminem w katalogu firmy regulamin=regulamin.txt
Lejek sprzedaży
Lejek sprzedaży służy do graficznego przedstawienia procesu realizacji określonych planów sprzedaży oraz etapu ich realizacji. Do każdego zamówienia obcego należy przypisać określony znacznik. Są one zdefiniowane pod numerami od A do E. Przykładowo: A) < 20 % - kontakt z potencjalnym klientem B) 21-40 % - przygotowanie oferty dla klienta C) 41-60 % - przyjęcie zlecenia do realizacji D) 61-80 % - w trakcie E) 81-100 % - wykonanie zadania Lejek sprzedaży jest dostępny w Buforze -> Zamówienia obce spod prawego przycisku myszy wybieramy 'Lejek sprzedaży (BLOT)' Po wybraniu parametrów powinniśmy otrzymać graficzne przedstawienie sprzedaży w postaci lejka.
Ostatni dokument sprzedaży
Po wystawieniu dokumentu sprzedaży dla danego klienta, w polu dodatkowym pojawi się informacja z datą transakcji (konfigurowalne w pliku crm.ini). #pole dodatkowe kontrahenta (poledod1,poledod2,...) gdzie będzie wpisywana data ostatniej sprzedaży. Puste pole - nie wpisujemy daty khpoledod=poledod8 #typy dokumentów sprzedaży, po wystawieniu których zostanie zaktualizowana data w polu dodatkowym kontrahenta typy_dk=FVS,PAR